Kundengalerie verschicken: 5 Textvorlagen zum Kopieren

Die Galerie steht, das Cover ist gesetzt, der Link kopiert. Und dann sitzt du vor einer leeren E-Mail. Was du hier schreibst, liest dein Kunde, bevor er auch nur ein einziges Foto sieht, und ein paar schlichte Sätze bewirken mehr als ein langer Text voller Ausrufezeichen.

Hier steht, was in eine Nachricht zur Übergabe gehört, und danach findest du fünf kurze Vorlagen zum Kopieren: eine Hochzeit, ein Familienshooting, eine Porträtsession, ein Firmenkunde und eine Erinnerung, bevor die Galerie schließt. Ersetz die Wörter in eckigen Klammern und formulier sie so, dass sie nach dir klingen.

Was in jede Übergabe-Nachricht gehört

Die Namen deiner Kunden und ein herzlicher Satz zum Tag oder zum Shooting. Persönlich, kurz, ehrlich.
Der Link, in einer eigenen Zeile, damit man ihn auf dem Handy leicht antippen kann.
Das Passwort, wenn die Galerie eins hat.
Was zu tun ist: ansehen, herunterladen, Favoriten auswählen, und wie viele, wenn es ein Limit gibt.
Wie lange die Galerie offen bleibt, als konkretes Datum.
Ein kleiner Anstoß, die Fotos herunterzuladen und eine eigene Kopie zu behalten.
Wie man dich erreicht, falls etwas nicht funktioniert.

Halte die Nachricht so kurz, dass sie auf einen Handybildschirm passt. Alles Längere, etwa Tipps zu Abzügen oder Albumoptionen, kann ein paar Tage später in einer eigenen Nachricht kommen.

Betreffzeilen, die geöffnet werden

Eure Hochzeitsfotos sind da, [Namen]
Eure Familienfotos sind fertig
[Name], deine Porträts sind fertig
Business-Porträts [Firma]: Ihre Galerie ist bereit
Deine Galerie schließt am [Datum]

Vermeide Wörter, die nach Spam aussehen („GRATIS“, viele Großbuchstaben, mehrere Ausrufezeichen), und schick die Nachricht von der Adresse, die dein Kunde schon kennt.

Vorlage 1: Hochzeit

Hallo [Namen], eure Hochzeitsfotos sind fertig. Es war mir eine große Freude, euren Tag begleiten zu dürfen, und ich hoffe, die Bilder lassen ihn noch einmal lebendig werden. Hier ist eure Galerie: [Link] (Passwort: [Passwort]). Ihr könnt euch alles bequem auf dem Handy ansehen und einzelne Fotos oder die ganze Galerie auf einmal herunterladen. Bitte ladet eure Fotos herunter und speichert sie an zwei verschiedenen Orten. Die Galerie bleibt bis [Datum] online, ihr habt also genug Zeit, sie mit eurer Familie zu teilen. Wenn ihr Fragen habt, antwortet einfach auf diese E-Mail. [Dein Name]

Vorlage 2: Familienshooting

Hallo [Name], eure Familienfotos sind fertig. Danke für das schöne Shooting, die Kinder waren großartig. Hier ist eure Galerie: [Link]. Schaut sie euch in Ruhe an und ladet einzelne Fotos oder alle auf einmal herunter. Wenn ihr Abzüge oder ein Album möchtet, tippt bei euren Lieblingsfotos einfach auf das Herz, dann stelle ich euch ein paar Vorschläge zusammen. Die Galerie bleibt bis [Datum] online, bitte ladet eure Fotos bis dahin herunter. [Dein Name]

Vorlage 3: Porträtsession

Hallo [Name], deine Porträts sind fertig und warten auf dich: [Link]. Bitte tippe bei den [Anzahl] Fotos, die ich für dich retuschieren soll, auf das Herz, so viele sind in deinem Shooting enthalten. Wenn du zu einem Foto einen Wunsch hast, hinterlass einfach eine Notiz daran. Wenn du fertig bist, klick auf Auswahl absenden. Habe ich deine Auswahl bis [Datum], bekommst du deine fertigen Fotos bis [Datum]. [Dein Name]

Vorlage 4: Firmenkunde

Guten Tag [Name], die Fotos von [Veranstaltung oder Business-Porträt-Shooting] sind fertig: [Link] (Passwort: [Passwort]). Die Galerie enthält [Anzahl] bearbeitete Fotos in voller Auflösung, sortiert in Ordner nach [Team, Programmpunkt]. Die Dateien dürfen wie in unserem Vertrag vereinbart genutzt werden: [Nutzungsrechte]. Die Galerie ist bis [Datum] verfügbar; bitte speichern Sie die Dateien bis dahin in Ihren eigenen Systemen. Wenn Sie für Ihre Website andere Bildausschnitte oder Formate benötigen, geben Sie mir bitte Bescheid, um welche Fotos es geht. Mit freundlichen Grüßen, [Dein Name]

Vorlage 5: Erinnerung, bevor die Galerie schließt

Hallo [Name], nur eine kurze Erinnerung: Deine Galerie schließt am [Datum]. Falls du deine Fotos noch nicht heruntergeladen hast, ist jetzt ein guter Moment: [Link]. Danach wird die Galerie gelöscht, bitte bewahre deine eigenen Kopien also gut auf, am besten an zwei Orten. Wenn du noch ein paar Tage mehr brauchst, antworte einfach auf diese Nachricht. [Dein Name]

Kleinigkeiten, die eine Übergabe-Nachricht besser machen

Schick sie zu einer Zeit, in der deine Kunden sie genießen können, zum Beispiel an einem Abend unter der Woche, nicht um 2 Uhr nachts nach einer langen Bearbeitungssession.
Bei einer sensiblen Galerie oder einem Firmenauftrag kannst du das Passwort in einer separaten Nachricht schicken, getrennt vom Link.
Bitte in der ersten Nachricht nicht um eine Bewertung. Lass deine Kunden die Fotos genießen und frag eine Woche später.
Ist die Galerie in einer anderen Sprache als deiner, schreib die Nachricht auch in der Sprache deiner Kunden.

Wenn du nicht sicher bist, wie lange die Galerie offen bleiben sollte, erklären wir das im Ratgeber wie lange du Kundenfotos aufbewahren solltest.

Wie Capturely die Galerie für dich verschickt

In Capturely schickt An Kunden senden deinem Kunden den Galerie-Link per E-Mail in der Sprache der Galerie (Galerien gibt es in 13 Sprachen), mit dem Passwort, falls die Galerie eins hat. Du kannst den Link auch kopieren und eine der Vorlagen oben auf deinem eigenen Weg verschicken. Ist die E-Mail-Adresse des Kunden in der Galerie hinterlegt, verschickt Capturely auch die Erinnerung: eine E-Mail drei Tage, bevor die Galerie schließt. In Pro und Studio tragen Galerien kein Capturely-Branding. Wie die Galerie bei deinen Kunden aussieht, zeigt die Seite zur Kundengalerie.

Fragen, die Fotografen stellen

Sollte ich die Galerie per E-Mail oder per Nachricht aufs Handy schicken?

Zuerst per E-Mail, weil man sie auch Monate später leicht wiederfindet. Ist dein Kunde eher im Messenger unterwegs, schick zusätzlich eine kurze Nachricht, dass die Galerie im Posteingang liegt.

Gehört das Passwort in dieselbe E-Mail wie der Link?

Bei den meisten Familien- und Hochzeitsgalerien ja, das spart einen Schritt. Bei Firmenaufträgen oder sensiblen Shootings bringt ein separat verschicktes Passwort ein kleines Stück zusätzlichen Schutz.

Wie lang sollte die Übergabe-Nachricht sein?

So kurz, dass man sie auf einem Handybildschirm lesen kann. Alles andere kann auf eine zweite Nachricht warten.

Wann sollte ich die Erinnerung schicken?

Ein paar Tage, bevor die Galerie schließt. Frühere Erinnerungen geraten leicht in Vergessenheit, und eine Erinnerung am letzten Tag lässt keine Zeit mehr, eine große Galerie herunterzuladen.

Verschick deine nächste Galerie mit einem Klick und automatischer Erinnerung, kostenlos zum Start.

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