Wie lange sollten Fotografen Kundenfotos aufbewahren? Galerien, Archiv und eine Musterklausel

Früher oder später passiert es: Ein Kunde von vor Jahren schreibt: „Unsere Hochzeitsfotos sind weg, hast du sie noch?“ Ob du Ja sagen kannst und ob du das überhaupt können musst, hängt von einer Regelung ab, die die meisten Fotografen nie aufschreiben.

Hinter der Frage „Wie lange sollte ich Kundenfotos aufbewahren?“ stecken eigentlich drei Fragen, die gern durcheinandergeraten. Dieser Ratgeber trennt sie, erklärt die Überlegungen hinter gängigen Entscheidungen und endet mit einer Musterklausel, die du für deinen eigenen Vertrag anpassen kannst.

Drei verschiedene Fragen nach dem „Wie lange“

• ·Die Galerie: wie lange deine Kunden die Online-Galerie öffnen und herunterladen können.
• ·Dein Archiv: wie lange du deine eigenen Kopien der fertigen Fotos und der RAW-Dateien behältst.
• ·Dein Versprechen: was dein Vertrag zu beidem sagt und was danach passiert.

Die Antworten müssen nicht gleich sein. Eine Galerie kann nach zwei Monaten schließen, während du die fertigen Dateien jahrelang behältst, solange deine Kunden beide Daten kennen.

Wie lange die Online-Galerie offen bleiben sollte

Die Galerie ist dafür da, dass deine Kunden schauen, auswählen und herunterladen. Sie muss lange genug offen bleiben, damit das klappt, plus etwas Puffer für das echte Leben. In der Praxis sieht das meist ungefähr so aus:

• ·Porträt- und Familienshootings: ein paar Wochen bis zwei Monate. Die Fotos werden in den ersten Tagen heruntergeladen, der Rest des Zeitraums ist für Nachzügler und die Verwandtschaft.
• ·Hochzeiten: ein paar Monate. Bildauswahl fürs Album, Eltern und Gäste brauchen alle Zeit, und das Paar ist direkt nach dem großen Tag vielleicht auf Reisen.
• ·Gewerbliche Aufträge und Firmenkunden: bis der Kunde die Übergabe bestätigt, oft auch kürzer, weil die Dateien direkt in die eigenen Systeme wandern.

Wofür du dich auch entscheidest, der Zeitraum funktioniert nur, wenn deine Kunden das Datum kennen. Schreib es in die Übergabe-Nachricht und schick kurz vor dem Schließen eine Erinnerung. Eine Galerie, die ohne Vorwarnung verschwindet, wird zur Mail „Kannst du sie noch mal schicken?“.

Wie lange du dein eigenes Archiv aufbewahren solltest

Die eine richtige Zahl gibt es nicht. Es ist eine Abwägung zwischen dem, was Kunden später anfragen werden, dem, was es dich kostet, große Dateien sicher aufzubewahren, und dem, was du aufbewahren darfst.

• ·Fertige Fotos: Dafür melden sich Kunden wieder, um nachzudrucken, eine verlorene Kopie zu ersetzen oder später ein Album zu bestellen. Sie eine feste Anzahl von Jahren aufzubewahren, ist eine gängige Wahl, und im Vergleich zu RAW-Dateien sind sie klein.
• ·RAW-Dateien und aussortierte Bilder: groß und selten noch gebraucht, wenn Auftrag, Album und eventuelle Nachdrucke erledigt sind. Viele Fotografen behalten sie nur bis dahin.
• ·Verträge und Rechnungen: Hier gelten deine örtlichen Steuer- und Buchhaltungsregeln, nicht deine Foto-Regelung. Bewahre sie so lange auf, wie diese Regeln es verlangen.

Fotos von erkennbaren Personen sind personenbezogene Daten. In der EU und im Vereinigten Königreich besagt der Grundsatz der Speicherbegrenzung der DSGVO, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden sollen, als es für den Zweck nötig ist, zu dem sie erhoben wurden. Eine schriftliche Regelung mit festen Fristen, die für alle Kunden gilt, ist der einfachste Weg zu zeigen, dass du darüber nachgedacht hast. Das sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung; in deinem Land können weitere Regeln gelten.

Was du deinen Kunden sagen solltest

Deine Kunden brauchen nicht deinen ganzen Backup-Plan. Sie brauchen vier Fakten, klar gesagt, im Vertrag und noch einmal in der Nachricht, mit der du die Galerie übergibst:

1. Wie lange die Online-Galerie offen bleibt, ab welchem Datum.
2. Dass sie die Fotos herunterladen und eigene Kopien aufbewahren sollten, am besten an zwei Orten.
3. Wie lange du nach dem Schließen der Galerie eine Archivkopie behältst und ob du die RAW-Dateien aufbewahrst.
4. Was eine spätere Anfrage kostet, falls überhaupt etwas: das erneute Senden aus dem Archiv innerhalb der Archivfrist, und dass die Dateien danach womöglich gelöscht sind.

Eine Musterklausel zum Anpassen

1. Online-Galerie. Die Fotos werden in einer privaten Online-Galerie übergeben, die ab dem Übergabedatum [60] Tage geöffnet bleibt. Der Kunde erhält vor dem Schließen eine Erinnerung. Der Kunde ist dafür verantwortlich, die Fotos herunterzuladen und eigene Kopien aufzubewahren, idealerweise an mindestens zwei Orten.
2. Archiv. Nach dem Schließen der Galerie bewahrt der Fotograf eine Kopie der übergebenen bearbeiteten Fotos [12] Monate lang auf. Unbearbeitete Dateien, einschließlich RAW-Dateien, werden bis [zur Freigabe des Albums / 3 Monate nach der Übergabe] aufbewahrt und danach gelöscht.
3. Anfragen nach der Übergabe. Innerhalb der Archivfrist kann der Fotograf die archivierten bearbeiteten Fotos erneut übergeben [kostenlos / gegen eine Gebühr von ...]. Nach Ablauf der Archivfrist ist der Fotograf nicht verpflichtet, Dateien aufzubewahren, und hat sie möglicherweise gelöscht.
4. Personenbezogene Daten. Fotos und Kontaktdaten werden nur für die oben genannten Zeiträume aufbewahrt, oder länger, wo das Gesetz es verlangt, und danach gelöscht.

Warum Galerien mit festem Enddatum auch dir helfen

Eine Galerie, die an einem festen Datum schließt, ist nicht nur ein Datenschutzversprechen. Sie verhindert, dass sich dein Speicher mit alten Aufträgen füllt, sie gibt deinen Kunden einen klaren Grund, jetzt herunterzuladen statt „irgendwann“, und sie sorgt dafür, dass die Kopie, auf die es langfristig ankommt, die ist, die deine Kunden gespeichert haben, und nicht ein Link, den sie vergessen haben. Mehr dazu erfährst du in warum selbstlöschende Galerien deine Kunden schützen.

So regelt Capturely den Ablauf von Galerien

In Capturely hat jede Galerie ihr eigenes Enddatum. In Pro und Studio wählst du von 7 Tagen bis zu einem Jahr, ein eigenes Datum oder „Nie“; in Free bleiben Galerien 14 Tage offen und lassen sich einmal verlängern. Ist die E-Mail-Adresse deiner Kunden in der Galerie hinterlegt, bekommen sie drei Tage vor dem Schließen eine Erinnerung, und in der letzten Woche zeigt die Galerie, wie viele Tage noch bleiben. Wenn sie schließt, werden ihre Fotos noch 14 Tage aufbewahrt, damit du sie wiederherstellen kannst, und danach wird die Galerie samt Fotos und Kundendaten endgültig gelöscht. Die Seite zu ablaufenden Galerien zeigt das Schritt für Schritt.

Fragen, die Fotografen stellen

Müssen Fotografen Kundenfotos für immer aufbewahren?

Nein. Was dich in der Regel bindet, ist das, was dein Vertrag verspricht, zusammen mit örtlichen Regeln zu personenbezogenen Daten. Deshalb lohnt es sich, eine klare Frist aufzuschreiben, statt stillschweigend alles „für alle Fälle“ zu behalten.

Was mache ich, wenn ein Kunde nach Ablauf der Galerie nach Fotos fragt?

Schau in deine Regelung. Innerhalb deiner Archivfrist übergibst du die Fotos erneut zu den Bedingungen, die du festgelegt hast. Danach sagst du freundlich, dass die Dateien wie im Vertrag vereinbart nicht mehr aufbewahrt werden, und verweist auf Kopien, die vielleicht mit der Familie geteilt wurden.

Sollte ich RAW-Dateien aufbewahren?

Die meisten Kunden fragen nie danach, und sie belegen weit mehr Platz als die fertigen Fotos. Wenn du sie aufbewahrst, bis Auftrag, Album und eventuelle Nachdrucke erledigt sind, deckst du die meisten echten Anfragen ab.

Ist es in Ordnung, Kundenfotos zu löschen?

Ja, wenn es der Regelung folgt, über die du deine Kunden informiert hast. Nach einem angekündigten Zeitplan zu löschen, ist gute Praxis; überraschend zu löschen, ist das, was Leute verärgert.