Скільки фотографу зберігати фото клієнтів: галереї, архів і зразок пункту договору

Рано чи пізно це стається: клієнт, з яким ви працювали кілька років тому, пише: «Ми загубили наші весільні фото, у вас вони ще є?» Чи зможете ви сказати «так» і чи взагалі мусите, залежить від політики, яку більшість фотографів ніколи не записує.

Питання «скільки зберігати фото клієнтів?» насправді складається з трьох питань, які плутають між собою. Цей посібник розділяє їх, пояснює логіку поширених рішень і завершується прикладом пункту, який можна адаптувати для власного договору.

Три різні питання «скільки»

• ·Галерея: скільки клієнт може відкривати онлайн-галерею й завантажувати фото.
• ·Ваш архів: скільки ви зберігаєте власні копії готових фото й RAW-файли.
• ·Ваша обіцянка: що про обидва терміни сказано в договорі і що буде потім.

Відповіді не мусять збігатися. Галерея може закритися через два місяці, а готові файли ви зберігатимете роками, якщо клієнт знає обидві дати.

Скільки тримати онлайн-галерею відкритою

Галерея існує для того, щоб клієнт міг переглянути, обрати й завантажити фото. Вона має бути відкрита достатньо довго для цього, плюс запас на реальне життя. Зазвичай це виглядає приблизно так:

• ·Портретні й сімейні фотосесії: від кількох тижнів до двох місяців. Фото завантажують у перші дні, а решта часу для тих, хто запізнився, і для родичів.
• ·Весілля: кілька місяців. Відбір для альбому, батьки й гості потребують часу, а пара одразу після свята може поїхати в подорож.
• ·Комерційні й корпоративні зйомки: доки клієнт не підтвердить, що отримав фото, а часто й коротше, бо файли одразу йдуть у його власні системи.

Хоч який термін ви оберете, він працює лише тоді, коли клієнт знає дату. Вкажіть її в повідомленні з галереєю й надішліть нагадування незадовго до закриття. Саме галерея, що зникає без попередження, і перетворюється на лист «а можете надіслати ще раз?».

Скільки зберігати власний архів

Єдиної правильної цифри немає. Це компроміс між тим, що клієнти попросять згодом, скільки вам коштує надійно зберігати великі файли і що вам дозволено зберігати.

• ·Готові фото: саме по них клієнти повертаються, щоб передрукувати, замінити втрачену копію чи пізніше замовити альбом. Поширений вибір: зберігати їх визначену кількість років, тим паче що порівняно з RAW-файлами вони займають мало місця.
• ·RAW-файли й кадри, що не ввійшли у відбір: великі й рідко потрібні, коли зйомку, альбом і передруки завершено. Багато фотографів зберігають їх лише до цього моменту.
• ·Договори й рахунки: тут діють місцеві податкові й бухгалтерські правила, а не ваша політика щодо фото. Зберігайте їх стільки, скільки вимагають ці правила.

Фото людей, яких можна впізнати, є персональними даними. У ЄС і Великій Британії принцип обмеження зберігання з GDPR каже, що персональні дані не слід зберігати довше, ніж потрібно для мети, з якою їх зібрали. Письмова політика з визначеними термінами, яку ви застосовуєте до кожного клієнта, є найпростішим способом показати, що ви про це подумали. Це загальна інформація, а не юридична консультація; правила вашої країни можуть вимагати більшого.

Що сказати клієнтам

Клієнтам не потрібен увесь ваш план резервного копіювання. Їм потрібні чотири факти, сказані просто, у договорі й ще раз у повідомленні, з яким ви надсилаєте галерею:

1. Скільки буде відкрита онлайн-галерея і від якої дати.
2. Що їм варто завантажити фото й зберігати власні копії, найкраще у двох місцях.
3. Скільки ви зберігаєте архівну копію після закриття галереї і чи зберігаєте RAW-файли.
4. Скільки коштує пізніший запит, якщо взагалі коштує: повторне надсилання з архіву протягом архівного терміну, і те, що після нього файлів може вже не бути.

Зразок пункту, який можна адаптувати

1. Онлайн-галерея. Фото буде передано в приватній онлайн-галереї, яка залишається відкритою [60] днів від дати передачі. Клієнт отримає нагадування перед її закриттям. Клієнт відповідає за завантаження фото й зберігання власних копій, бажано щонайменше у двох місцях.
2. Архів. Після закриття галереї Фотограф зберігає копію переданих оброблених фото протягом [12] місяців. Необроблені файли, зокрема RAW-файли, зберігаються до [затвердження альбому / 3 місяців після передачі], після чого видаляються.
3. Запити після передачі. Протягом архівного терміну Фотограф може повторно передати оброблені фото з архіву [безкоштовно / за плату ...]. Після закінчення архівного терміну Фотограф не зобов'язаний зберігати жодних файлів і може їх уже видалити.
4. Персональні дані. Фото й контактні дані зберігаються лише протягом зазначених вище термінів або довше, якщо цього вимагає закон, після чого видаляються.

Чому закриття галерей у визначену дату допомагає й вам

Галерея, яка закривається у визначену дату, є не лише обіцянкою приватності. Вона не дає вашому сховищу заповнитися старими зйомками, дає клієнту чітку причину завантажити фото зараз, а не «колись», і робить так, що в довгостроковій перспективі важить копія, яку клієнт зберіг, а не посилання, про яке він забув. Детальніше про це в статті чому галереї, що видаляються самі, захищають клієнтів.

Як термін дії галерей влаштований у Capturely

У Capturely кожна галерея має власну дату завершення. На Pro і Studio ви обираєте від 7 днів до року, власну дату або «Ніколи», а на Free галереї відкриті 14 днів, і їх можна один раз подовжити. Якщо в галереї вказано email клієнта, він отримає нагадування за три дні до закриття, а в останній тиждень галерея показує, скільки днів залишилося. Після закриття її фото зберігаються ще 14 днів, щоб ви могли її відновити, а потім галерея видаляється назавжди разом із фото й даними клієнта. Як це працює, показано на сторінці про галереї з терміном дії.

Запитання, які ставлять фотографи

Чи мусять фотографи зберігати фото клієнтів вічно?

Ні. Зазвичай вас зобов'язує те, що обіцяє договір, а також місцеві правила щодо персональних даних. Саме тому варто чітко записати термін, а не зберігати все «про всяк випадок», нікому про це не кажучи.

Що робити, якщо клієнт просить фото після того, як термін галереї минув?

Перевірте свою політику. Протягом архівного терміну передайте фото повторно на умовах, які ви встановили. Після нього ввічливо поясніть, що файли вже не зберігаються, як і домовлялися в договорі, і підкажіть, що копії могли залишитися в рідних, з якими клієнт ними ділився.

Чи варто зберігати RAW-файли?

Більшість клієнтів ніколи їх не просить, а місця вони займають набагато більше, ніж готові фото. Якщо зберігати їх до завершення зйомки, альбому й передруків, цього вистачає для більшості реальних запитів.

Чи нормально видаляти фото клієнтів?

Так, якщо це відповідає політиці, про яку ви повідомили клієнта. Видаляти за оголошеним графіком є доброю практикою, а людей засмучує саме видалення без попередження.