Jak długo fotograf powinien przechowywać zdjęcia klientów? Galeria, archiwum i przykładowy zapis w umowie

Prędzej czy później to się zdarza: klient sprzed kilku lat pisze „Zgubiliśmy zdjęcia ze ślubu, masz je może jeszcze?”. To, czy możesz odpowiedzieć „tak” i czy w ogóle musisz, zależy od zasad, których większość fotografów nigdy nie spisuje.

Pytanie „jak długo przechowywać zdjęcia klientów?” to tak naprawdę trzy pytania, które się mieszają. Ten poradnik je rozdziela, wyjaśnia, skąd biorą się typowe wybory, i kończy się przykładowym zapisem, który możesz dopasować do własnej umowy.

Trzy różne pytania o „jak długo”

• ·Galeria: jak długo klient może otwierać galerię online i pobierać zdjęcia.
• ·Twoje archiwum: jak długo trzymasz własne kopie gotowych zdjęć i plików RAW.
• ·Twoja obietnica: co umowa mówi o jednym i drugim i co dzieje się potem.

Nie muszą mieć tej samej odpowiedzi. Galeria może się zamknąć po dwóch miesiącach, a gotowe pliki możesz trzymać latami, o ile klient zna obie daty.

Jak długo galeria online powinna być otwarta

Galeria jest po to, żeby klient mógł obejrzeć, wybrać i pobrać zdjęcia. Musi być otwarta na tyle długo, żeby to zrobić, z zapasem na prawdziwe życie. Typowa praktyka wygląda mniej więcej tak:

• ·Sesje portretowe i rodzinne: od kilku tygodni do dwóch miesięcy. Zdjęcia są pobierane w pierwszych dniach, a reszta czasu jest dla spóźnialskich i rodziny.
• ·Śluby: kilka miesięcy. Wybór zdjęć do albumu, rodzice i goście potrzebują czasu, a para może zaraz po weselu wyjechać w podróż.
• ·Zlecenia komercyjne i firmowe: do potwierdzenia odbioru przez klienta, często krócej, bo pliki od razu trafiają do jego systemów.

Cokolwiek wybierzesz, ten czas działa tylko wtedy, gdy klient zna datę. Podaj ją w wiadomości z galerią i wyślij przypomnienie tuż przed zamknięciem. Galeria, która znika bez ostrzeżenia, kończy się mailem „czy możesz wysłać je jeszcze raz?”.

Jak długo trzymać własne archiwum

Nie ma jednej właściwej liczby. To kompromis między tym, o co klienci poproszą później, ile kosztuje Cię bezpieczne trzymanie dużych plików i co wolno Ci przechowywać.

• ·Gotowe zdjęcia: to po nie klienci wracają, żeby zrobić odbitki, zastąpić zgubioną kopię albo zamówić album później. Trzymanie ich przez określoną liczbę lat to częsty wybór, a są małe w porównaniu z plikami RAW.
• ·Pliki RAW i odrzuty: duże i rzadko potrzebne, gdy zlecenie, album i ewentualne dodruki są już zamknięte. Wielu fotografów trzyma je tylko do tego momentu.
• ·Umowy i faktury: obowiązują je lokalne przepisy podatkowe i księgowe, a nie Twoje zasady dotyczące zdjęć. Trzymaj je tak długo, jak wymagają te przepisy.

Zdjęcia osób, które da się rozpoznać, to dane osobowe. W UE i w Wielkiej Brytanii zasada ograniczenia przechowywania z RODO mówi, że danych osobowych nie powinno się trzymać dłużej, niż wymaga cel, w jakim je zebrano. Spisane zasady z określonymi terminami, stosowane do każdego klienta, to najprostszy sposób, żeby pokazać, że to przemyślałeś. To ogólna informacja, a nie porada prawna; przepisy w Twoim kraju mogą dodawać coś więcej.

Co powiedzieć klientom

Klient nie potrzebuje całego Twojego planu kopii zapasowych. Potrzebuje czterech faktów, powiedzianych wprost, w umowie i jeszcze raz w wiadomości, z którą wysyłasz galerię:

1. Jak długo galeria online będzie otwarta i od jakiej daty.
2. Że powinien pobrać zdjęcia i trzymać własne kopie, najlepiej w dwóch miejscach.
3. Jak długo po zamknięciu galerii trzymasz kopię w archiwum i czy zachowujesz pliki RAW.
4. Ile kosztuje późniejsza prośba, jeśli w ogóle: ponowne wysłanie z archiwum w okresie archiwizacji oraz to, że po nim pliki mogą już nie istnieć.

Przykładowy zapis do dopasowania

1. Galeria online. Zdjęcia zostaną przekazane w prywatnej galerii online, która będzie otwarta przez [60] dni od dnia przekazania. Przed jej zamknięciem Klient otrzyma przypomnienie. Klient odpowiada za pobranie zdjęć i przechowywanie własnych kopii, najlepiej w co najmniej dwóch miejscach.
2. Archiwum. Po zamknięciu galerii Fotograf przechowuje kopię przekazanych, obrobionych zdjęć przez [12] miesięcy. Pliki nieobrobione, w tym pliki RAW, są przechowywane do [zatwierdzenia albumu / 3 miesięcy od przekazania], a następnie usuwane.
3. Prośby po przekazaniu. W okresie archiwizacji Fotograf może ponownie przekazać zarchiwizowane obrobione zdjęcia [bezpłatnie / za opłatą w wysokości ...]. Po upływie okresu archiwizacji Fotograf nie ma obowiązku przechowywania żadnych plików i mógł je usunąć.
4. Dane osobowe. Zdjęcia i dane kontaktowe są przechowywane wyłącznie przez powyższe okresy albo dłużej, jeśli wymagają tego przepisy prawa, a następnie są usuwane.

Dlaczego zamykanie galerii w określonym dniu pomaga też Tobie

Galeria, która zamyka się w ustalonym dniu, to nie tylko obietnica prywatności. Nie pozwala, żeby stare zlecenia zapchały Ci miejsce na dysku, daje klientowi jasny powód, żeby pobrać zdjęcia teraz, a nie „kiedyś”, i sprawia, że na dłuższą metę liczy się kopia, którą klient zapisał, a nie link, o którym zapomniał. Więcej o tej stronie sprawy piszemy w tekście o tym, dlaczego galerie, które same się usuwają, chronią klientów.

Jak termin ważności galerii działa w Capturely

W Capturely każda galeria ma własną datę końca. W Pro i Studio wybierasz od 7 dni do roku, własną datę albo Nigdy; w Free galerie są otwarte przez 14 dni i można je raz przedłużyć. Jeśli w galerii jest e-mail klienta, dostaje on przypomnienie trzy dni przed zamknięciem, a w ostatnim tygodniu galeria pokazuje, ile dni zostało. Po zamknięciu jej zdjęcia są przechowywane jeszcze przez 14 dni, żebyś mógł ją przywrócić, a potem galeria jest usuwana na dobre razem ze zdjęciami i danymi klienta. Wszystko opisuje strona o wygasających galeriach.

Pytania, które zadają fotografowie

Czy fotograf musi przechowywać zdjęcia klientów na zawsze?

Nie. Zwykle wiąże Cię to, co obiecuje Twoja umowa, plus lokalne przepisy o danych osobowych. Dlatego warto spisać jasny termin, zamiast trzymać wszystko „na wszelki wypadek” i nikomu o tym nie mówić.

Co zrobić, gdy klient prosi o zdjęcia po wygaśnięciu galerii?

Sprawdź swoje zasady. W okresie archiwizacji przekaż je ponownie na warunkach, które ustaliłeś. Po nim napisz życzliwie, że zgodnie z umową pliki nie są już przechowywane, i podpowiedz, że kopie mogą mieć bliscy, którym je wysyłali.

Czy trzymać pliki RAW?

Większość klientów nigdy o nie nie prosi, a zajmują znacznie więcej miejsca niż gotowe zdjęcia. Trzymanie ich do zamknięcia zlecenia, albumu i ewentualnych dodruków pokrywa większość prawdziwych próśb.

Czy można usuwać zdjęcia klientów?

Tak, jeśli robisz to zgodnie z zasadami, o których klient wiedział. Usuwanie według zapowiedzianego harmonogramu to dobra praktyka; usuwanie bez uprzedzenia to coś, co ludzi denerwuje.