Combien de temps conserver les photos de vos clients ? Galeries, archives et modèle de clause

Tôt ou tard, ça arrive : un client d'il y a des années vous écrit « Nous avons perdu nos photos de mariage, vous les avez encore ? ». Pouvoir répondre oui, et devoir le faire ou non, dépend d'une politique que la plupart des photographes ne mettent jamais par écrit.

La question « combien de temps dois-je conserver les photos de mes clients ? » recouvre en réalité trois questions qu'on mélange. Ce guide les sépare, explique la logique des choix courants et se termine par un modèle de clause à adapter à votre propre contrat.

Trois questions de durée bien différentes

• ·La galerie : combien de temps le client peut ouvrir la galerie en ligne et télécharger.
• ·Vos archives : combien de temps vous gardez vos propres copies des photos finales et des fichiers RAW.
• ·Votre engagement : ce que votre contrat dit des deux, et ce qui se passe ensuite.

Elles n'appellent pas la même réponse. Une galerie peut fermer au bout de deux mois alors que vous gardez les fichiers finaux pendant des années, du moment que le client connaît les deux dates.

Combien de temps laisser la galerie en ligne ouverte

La galerie existe pour que le client puisse regarder, choisir et télécharger. Elle doit rester ouverte assez longtemps pour cela, avec une marge pour les aléas de la vie. Les pratiques courantes ressemblent à peu près à ceci :

• ·Portraits et séances famille : de quelques semaines à deux mois. Les photos sont téléchargées dans les premiers jours, et le reste du délai sert aux retardataires et à la famille.
• ·Mariages : quelques mois. La sélection de l'album, les parents et les invités prennent du temps, et les mariés partent parfois en voyage juste après le jour J.
• ·Travail commercial et corporate : jusqu'à ce que le client confirme la livraison, et souvent moins, car les fichiers partent directement dans ses propres systèmes.

Quel que soit votre choix, le délai ne fonctionne que si le client connaît la date. Indiquez-la dans le message de livraison et envoyez un rappel peu avant la fermeture. Une galerie qui disparaît sans prévenir, c'est ce qui finit en e-mail « Vous pourriez me les renvoyer ? ».

Combien de temps garder vos propres archives

Il n'y a pas de chiffre unique. C'est un arbitrage entre ce que les clients demanderont plus tard, ce que vous coûte la conservation en sécurité de gros fichiers et ce que vous avez le droit de garder.

• ·Photos finales : c'est pour elles que les clients reviennent, pour refaire un tirage, remplacer une copie perdue ou commander un album plus tard. Les garder un nombre d'années défini est un choix courant, et elles pèsent peu à côté des fichiers RAW.
• ·Fichiers RAW et chutes : volumineux, et rarement utiles une fois le travail, l'album et les éventuels retirages terminés. Beaucoup de photographes ne les gardent que jusque-là.
• ·Contrats et factures : ils suivent vos règles fiscales et comptables locales, pas votre politique photo. Gardez-les aussi longtemps que ces règles l'exigent.

Les photos de personnes identifiables sont des données personnelles. Dans l'UE et au Royaume-Uni, le principe de limitation de la conservation du RGPD veut que les données personnelles ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Une politique écrite avec des durées définies, appliquée à chaque client, est le moyen le plus simple de montrer que vous y avez réfléchi. Il s'agit d'une information générale, pas d'un conseil juridique ; les règles de votre pays peuvent aller plus loin.

Ce qu'il faut dire aux clients

Vos clients n'ont pas besoin de tout votre plan de sauvegarde. Il leur faut quatre informations, dites simplement, dans le contrat et de nouveau dans le message qui accompagne la galerie :

1. Combien de temps la galerie en ligne reste ouverte, et à partir de quelle date.
2. Qu'ils doivent télécharger les photos et garder leurs propres copies, idéalement à deux endroits.
3. Combien de temps vous gardez une copie d'archive après la fermeture de la galerie, et si vous gardez les fichiers RAW.
4. Ce que coûte une demande ultérieure, le cas échéant : un nouvel envoi depuis l'archive pendant la durée d'archivage, et le fait qu'au-delà, les fichiers peuvent avoir disparu.

Un modèle de clause à adapter

1. Galerie en ligne. Les photos seront livrées dans une galerie en ligne privée qui reste ouverte pendant [60] jours à compter de la date de livraison. Le Client recevra un rappel avant sa fermeture. Il appartient au Client de télécharger les photos et d'en conserver ses propres copies, idéalement à au moins deux endroits.
2. Archivage. Après la fermeture de la galerie, le Photographe conserve une copie des photos retouchées livrées pendant [12] mois. Les fichiers non retouchés, y compris les fichiers RAW, sont conservés jusqu'à [la validation de l'album / 3 mois après la livraison], puis supprimés.
3. Demandes après livraison. Pendant la durée d'archivage, le Photographe peut livrer de nouveau les photos retouchées archivées [gratuitement / moyennant des frais de ...]. Passé la durée d'archivage, le Photographe n'est tenu de conserver aucun fichier et peut les avoir supprimés.
4. Données personnelles. Les photos et les coordonnées ne sont conservées que pendant les durées ci-dessus, ou plus longtemps lorsque la loi l'exige, puis sont supprimées.

Pourquoi fermer les galeries à date fixe vous aide aussi

Une galerie qui ferme à une date définie n'est pas seulement une promesse de confidentialité. Elle évite que votre stockage se remplisse d'anciens travaux, elle donne au client une bonne raison de télécharger maintenant plutôt qu'« un jour », et elle fait que la copie qui compte sur le long terme est celle que le client a enregistrée, pas un lien qu'il a oublié. Nous développons cet aspect dans pourquoi les galeries éphémères protègent vos clients.

Comment Capturely gère l'expiration des galeries

Dans Capturely, chaque galerie a sa propre date de fin. Avec Pro et Studio, vous choisissez de 7 jours à un an, une date à vous, ou Jamais ; avec la formule gratuite, les galeries restent ouvertes 14 jours et se prolongent une fois. Si l'e-mail de votre client est renseigné sur la galerie, il reçoit un rappel trois jours avant la fermeture, et pendant sa dernière semaine la galerie affiche le nombre de jours restants. À la fermeture, ses photos sont conservées 14 jours de plus pour que vous puissiez la restaurer, puis la galerie est supprimée pour de bon, avec ses photos et les coordonnées du client. La page galeries éphémères détaille tout cela.

Les questions que se posent les photographes

Un photographe doit-il garder les photos de ses clients pour toujours ?

Non. Ce qui vous engage en général, c'est ce que promet votre contrat, ainsi que les règles locales sur les données personnelles. C'est pour cela qu'il vaut la peine d'écrire noir sur blanc une durée claire, plutôt que de tout garder « au cas où » sans le dire.

Que faire si un client demande ses photos après l'expiration de la galerie ?

Reportez-vous à votre politique. Pendant votre durée d'archivage, livrez-les de nouveau aux conditions que vous avez fixées. Au-delà, dites gentiment que les fichiers ne sont plus conservés, comme convenu dans le contrat, et orientez le client vers les copies qu'il a pu partager avec sa famille.

Faut-il garder les fichiers RAW ?

La plupart des clients ne les demandent jamais, et ils prennent bien plus de place que les photos finales. Les garder jusqu'à la fin du travail, de l'album et des éventuels retirages couvre la plupart des demandes réelles.

A-t-on le droit de supprimer les photos de ses clients ?

Oui, quand cela suit la politique dont vous avez informé le client. Supprimer selon un calendrier annoncé est une bonne pratique ; supprimer par surprise, c'est ce qui fâche les gens.