¿Cuánto tiempo debe guardar un fotógrafo las fotos de sus clientes? Galerías, archivo y una cláusula de ejemplo

Tarde o temprano pasa. Un cliente de hace años te escribe: «Perdimos las fotos de nuestra boda, ¿todavía las tienes?». Que puedas decirle que sí, y que tengas o no la obligación de hacerlo, depende de una política que la mayoría de los fotógrafos nunca pone por escrito.

La pregunta «¿cuánto tiempo debo guardar las fotos de mis clientes?» son en realidad tres preguntas que se mezclan. Esta guía las separa, explica el razonamiento detrás de las opciones más habituales y termina con una cláusula de ejemplo que puedes adaptar a tu propio contrato.

Tres preguntas distintas sobre «cuánto tiempo»

• ·La galería: cuánto tiempo puede el cliente abrir la galería online y descargar.
• ·Tu archivo: cuánto tiempo guardas tus propias copias de las fotos terminadas y los archivos RAW.
• ·Tu compromiso: qué dice tu contrato sobre ambas cosas y qué pasa después.

No necesitan la misma respuesta. Una galería puede cerrarse a los dos meses mientras tú guardas los archivos terminados durante años, siempre que el cliente conozca las dos fechas.

Cuánto tiempo dejar abierta la galería online

La galería existe para que el cliente mire, elija y descargue. Tiene que estar abierta el tiempo suficiente para eso, más un margen para la vida real. La práctica habitual es más o menos esta:

• ·Sesiones de retrato y familiares: de unas semanas a dos meses. Las fotos se descargan los primeros días, y el resto del plazo es para los rezagados y los familiares.
• ·Bodas: unos meses. La selección del álbum, los padres y los invitados necesitan tiempo, y puede que la pareja se vaya de viaje justo después del día.
• ·Trabajos comerciales y corporativos: hasta que el cliente confirma la entrega, y a menudo menos, porque los archivos van directos a sus propios sistemas.

Elijas lo que elijas, el plazo solo funciona si el cliente conoce la fecha. Ponla en el mensaje de entrega y envía un recordatorio poco antes del cierre. Una galería que desaparece sin avisar es justo lo que acaba en el correo de «¿me las puedes volver a enviar?».

Cuánto tiempo guardar tu propio archivo

No hay un único número correcto. Es un equilibrio entre lo que los clientes te pedirán más adelante, lo que te cuesta mantener a salvo archivos grandes y lo que tienes permitido guardar.

• ·Fotos terminadas: es lo que los clientes vuelven a pedir, para reimprimir, para sustituir una copia perdida o para encargar un álbum más tarde. Guardarlas durante un número fijo de años es una opción habitual, y ocupan poco comparadas con los archivos RAW.
• ·Archivos RAW y descartes: pesan mucho y rara vez hacen falta cuando el trabajo, el álbum y las posibles reimpresiones están terminados. Muchos fotógrafos los guardan solo hasta entonces.
• ·Contratos y facturas: siguen las normas fiscales y contables de tu país, no tu política de fotos. Guárdalos tanto tiempo como esas normas exijan.

Las fotos de personas identificables son datos personales. En la UE y en el Reino Unido, el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD dice que los datos personales no deben conservarse más tiempo del necesario para la finalidad con la que se recogieron. Una política escrita con plazos fijos, aplicada a todos los clientes, es la forma más sencilla de demostrar que lo has pensado. Esto es información general, no asesoramiento jurídico; las normas de tu país pueden añadir más requisitos.

Qué decirles a los clientes

Los clientes no necesitan todo tu plan de copias de seguridad. Necesitan cuatro datos, dichos con claridad, en el contrato y otra vez en el mensaje con el que entregas la galería:

1. Cuánto tiempo estará abierta la galería online, y desde qué fecha.
2. Que deben descargar las fotos y guardar sus propias copias, a ser posible en dos sitios.
3. Cuánto tiempo guardas una copia en tu archivo cuando la galería se cierra, y si guardas los archivos RAW.
4. Cuánto cuesta una petición posterior, si cuesta algo: volver a enviar las fotos desde el archivo dentro del plazo de archivo, y que, pasado ese plazo, puede que los archivos ya no existan.

Una cláusula de ejemplo que puedes adaptar

1. Galería online. Las fotos se entregarán en una galería online privada que permanecerá abierta durante [60] días a partir de la fecha de entrega. El Cliente recibirá un recordatorio antes del cierre. El Cliente es responsable de descargar las fotos y conservar sus propias copias, preferiblemente en al menos dos lugares.
2. Archivo. Una vez cerrada la galería, el Fotógrafo conservará una copia de las fotos editadas entregadas durante [12] meses. Los archivos sin editar, incluidos los archivos RAW, se conservarán hasta [la aprobación del álbum / 3 meses después de la entrega] y después se eliminarán.
3. Solicitudes posteriores a la entrega. Dentro del periodo de archivo, el Fotógrafo podrá volver a entregar las fotos editadas archivadas [sin coste / por un importe de ...]. Finalizado el periodo de archivo, el Fotógrafo no está obligado a conservar ningún archivo y puede haberlos eliminado.
4. Datos personales. Las fotos y los datos de contacto se conservan únicamente durante los plazos indicados, o durante más tiempo cuando la ley lo exija, y después se eliminan.

Por qué cerrar las galerías en una fecha también te ayuda a ti

Una galería que se cierra en una fecha fijada no es solo una promesa de privacidad. Evita que tu almacenamiento se llene de trabajos antiguos, le da al cliente un motivo claro para descargar ahora y no «algún día», y hace que la copia que importa a largo plazo sea la que guardó el cliente, no un enlace que olvidó. Profundizamos en ese aspecto en por qué las galerías que se borran solas protegen a los clientes.

Cómo gestiona Capturely la caducidad de las galerías

En Capturely, cada galería tiene su propia fecha de fin. En Pro y Studio eliges de 7 días a un año, una fecha propia o Nunca; en Gratis, las galerías siguen abiertas 14 días y se pueden ampliar una vez. Si la galería tiene el correo de tu cliente, le llega un aviso tres días antes del cierre, y en su última semana la galería muestra cuántos días quedan. Cuando se cierra, sus fotos se conservan 14 días más para que puedas restaurarla, y después la galería se borra para siempre junto con sus fotos y los datos del cliente. La página de galerías con caducidad lo explica paso a paso.

Preguntas que hacen los fotógrafos

¿Tiene un fotógrafo que guardar las fotos de sus clientes para siempre?

No. Lo que normalmente te obliga es lo que promete tu contrato, junto con las normas locales sobre datos personales. Por eso merece la pena poner por escrito un plazo claro, en lugar de guardarlo todo «por si acaso» sin decirlo.

¿Qué hago si un cliente me pide las fotos después de que la galería haya caducado?

Revisa tu política. Dentro de tu plazo de archivo, vuelve a entregarlas en las condiciones que fijaste. Pasado ese plazo, explícale con amabilidad que los archivos ya no se conservan, tal como se acordó en el contrato, y recuérdale las copias que quizá compartió con la familia.

¿Debo guardar los archivos RAW?

La mayoría de los clientes nunca los pide, y ocupan muchísimo más espacio que las fotos terminadas. Guardarlos hasta que el trabajo, el álbum y las posibles reimpresiones estén terminados cubre la mayoría de las peticiones reales.

¿Está bien borrar las fotos de los clientes?

Sí, cuando sigues la política que le comunicaste al cliente. Borrar según un calendario que anunciaste es una buena práctica; borrar por sorpresa es lo que molesta a la gente.