Сколько фотографу хранить фото клиентов: галереи, архив и пример пункта договора

Рано или поздно это случается: клиент, который снимался у вас много лет назад, пишет: «Мы потеряли свадебные фото, у вас они остались?» Сможете ли вы ответить «да» и обязаны ли вообще, зависит от правил, которые большинство фотографов так и не записывает.

Вопрос «сколько хранить фото клиентов?» на самом деле состоит из трёх вопросов, которые обычно смешивают. В этой статье мы их разделим, объясним логику распространённых решений и в конце дадим пример пункта, который можно адаптировать под свой договор.

Три разных вопроса «сколько»

• ·Галерея: сколько клиент может открывать онлайн-галерею и скачивать фото.
• ·Ваш архив: сколько вы храните свои копии готовых фото и исходники в RAW.
• ·Ваше обещание: что ваш договор говорит о первом и втором и что происходит потом.

Ответы не обязаны совпадать. Галерея может закрыться через два месяца, а готовые файлы вы будете хранить годами, если клиент знает обе даты.

Сколько держать онлайн-галерею открытой

Галерея нужна, чтобы клиент мог посмотреть, выбрать и скачать. Она должна быть открыта достаточно долго для этого, плюс запас на обычную жизнь. Распространённая практика выглядит примерно так:

• ·Портретные и семейные фотосессии: от нескольких недель до двух месяцев. Фото скачивают в первые дни, а остальное время нужно для тех, кто не успел, и для родственников.
• ·Свадьбы: несколько месяцев. Отбор для альбома, родители и гости требуют времени, а пара сразу после свадьбы может уехать в путешествие.
• ·Коммерческие и корпоративные съёмки: пока клиент не подтвердит получение, а часто и меньше, потому что файлы сразу уходят в его собственные системы.

Что бы вы ни выбрали, срок работает, только если клиент знает дату. Укажите её в сообщении со ссылкой и отправьте напоминание незадолго до закрытия. Именно галерея, которая исчезает без предупреждения, и превращается в письмо «а можете прислать ещё раз?».

Сколько хранить собственный архив

Единственно правильного срока нет. Это компромисс между тем, что клиенты попросят позже, сколько стоит надёжно хранить большие файлы и что вам разрешено хранить.

• ·Готовые фото: за ними клиенты и возвращаются, чтобы перепечатать, заменить потерянную копию или позже заказать альбом. Хранить их определённое число лет принято часто, к тому же по сравнению с RAW они занимают мало места.
• ·RAW-файлы и кадры, не вошедшие в отбор: большие и редко нужны, когда работа, альбом и все перепечатки готовы. Многие фотографы хранят их только до этого момента.
• ·Договоры и счета: здесь действуют местные налоговые и бухгалтерские правила, а не ваши правила хранения фото. Храните их столько, сколько требуют эти правила.

Фото людей, которых можно узнать, относятся к персональным данным. В ЕС и Великобритании принцип ограничения хранения из GDPR (Общий регламент ЕС по защите данных) гласит, что персональные данные не следует хранить дольше, чем нужно для цели, ради которой их собрали. Письменные правила с конкретными сроками, которые применяются к каждому клиенту, проще всего показывают, что вы об этом подумали. Это общая информация, а не юридическая консультация; в вашей стране могут действовать дополнительные правила.

Что сказать клиентам

Клиенту не нужен весь ваш план резервного копирования. Ему нужны четыре факта, сказанные просто, в договоре и ещё раз в сообщении, с которым вы отправляете галерею:

1. Сколько будет открыта онлайн-галерея и с какой даты.
2. Что фото нужно скачать и хранить свои копии, лучше в двух местах.
3. Сколько вы храните архивную копию после закрытия галереи и храните ли RAW-файлы.
4. Сколько стоит поздняя просьба, если вообще стоит: повторная отправка из архива в пределах срока хранения архива, а также то, что после него файлов может уже не быть.

Пример пункта, который можно адаптировать

1. Онлайн-галерея. Фотографии передаются в закрытой онлайн-галерее, которая открыта [60] дней с даты передачи. Перед закрытием галереи Клиент получит напоминание. Клиент самостоятельно отвечает за скачивание фотографий и хранение собственных копий, желательно не менее чем в двух местах.
2. Архив. После закрытия галереи Фотограф хранит копию переданных обработанных фотографий в течение [12] месяцев. Необработанные файлы, включая RAW-файлы, хранятся до [утверждения альбома / 3 месяцев после передачи] и затем удаляются.
3. Запросы после передачи. В течение срока хранения архива Фотограф может повторно передать архивные обработанные фотографии [бесплатно / за плату в размере ...]. После окончания срока хранения архива Фотограф не обязан хранить какие-либо файлы, и к этому моменту они могут быть удалены.
4. Персональные данные. Фотографии и контактные данные хранятся только в течение указанных выше сроков или дольше, если этого требует закон, после чего удаляются.

Почему закрытие галерей в срок помогает и вам

Галерея, которая закрывается в назначенный день, нужна не только ради приватности. Она не даёт вашему хранилищу забиться старыми съёмками, даёт клиенту понятную причину скачать фото сейчас, а не «когда-нибудь», и в долгой перспективе важной оказывается копия, которую сохранил клиент, а не ссылка, о которой он забыл. Подробнее об этой стороне вопроса мы пишем в статье почему галереи с автоудалением защищают клиентов.

Как срок хранения галерей устроен в Capturely

В Capturely у каждой галереи своя дата окончания. На Pro и Studio можно выбрать срок от 7 дней до года, свою дату или «Бессрочно»; на Free галереи открыты 14 дней, и продлить их можно один раз. Если в галерее указан email клиента, он получит напоминание за три дня до закрытия, а в последнюю неделю галерея показывает, сколько дней осталось. После закрытия фото хранятся ещё 14 дней, чтобы вы могли восстановить галерею, а затем она удаляется навсегда вместе с фото и данными клиента. Всё это подробно описано на странице о галереях со сроком хранения.

Вопросы, которые задают фотографы

Обязан ли фотограф хранить фото клиентов вечно?

Нет. Обычно вас связывает то, что обещает ваш договор, а также местные правила о персональных данных. Поэтому стоит чётко записать срок, а не хранить всё «на всякий случай», никому об этом не сказав.

Что делать, если клиент просит фото после того, как срок галереи истёк?

Сверьтесь со своими правилами. В пределах срока хранения архива передайте фото повторно на тех условиях, которые вы установили. После него вежливо объясните, что файлы больше не хранятся, как и было оговорено в договоре, и подскажите поискать копии, которыми клиент мог поделиться с родными.

Нужно ли хранить RAW-файлы?

Большинство клиентов никогда о них не просит, а места они занимают намного больше готовых фото. Если хранить их, пока не готовы работа, альбом и все перепечатки, этого хватит для большинства реальных запросов.

Можно ли удалять фото клиентов?

Да, если вы делаете это по правилам, о которых клиент знал. Удаление по объявленному графику считается хорошей практикой, а неожиданное удаление как раз и расстраивает людей.