Kunden Fotos auswählen lassen: Auswahllimit, Formulierung und was mit der Auswahl passiert

Kunden ihre Fotos auswählen zu lassen, klingt einfach: Galerie schicken, um Favoriten bitten, bearbeiten, was gewählt wurde. In der Praxis geht die Runde auf zwei Arten schief. Entweder markiert der Kunde 180 Fotos mit einem Herz, obwohl das Paket 30 enthält, oder es kommt drei Wochen lang gar nichts zurück, während der Auftrag halb fertig liegen bleibt.

Beide Probleme beginnen bei der Bitte, nicht in der Galerie. Dieser Ratgeber zeigt, was du entscheiden solltest, bevor du irgendetwas verschickst: wofür die Auswahl gedacht ist, wie viele Fotos der Kunde wählen darf, wie du die Bitte formulierst und was du mit der Liste machst, sobald sie da ist. Warum Proofing überhaupt so wichtig ist, steht in unserem Ratgeber zum Foto-Proofing.

Leg fest, wofür die Auswahl gedacht ist

Eine Auswahl dient immer einem bestimmten Zweck, und dieser Zweck bestimmt die Anzahl. Benenne ihn, bevor du die Galerie öffnest:

• ·Ein Retusche-Paket: Der Kunde wählt die Fotos, die du komplett bearbeitest, zum Beispiel 20 oder 30.
• ·Ein Album: Der Kunde wählt Fotos für eine feste Anzahl an Doppelseiten.
• ·Abzüge oder Wandbilder: Der Kunde wählt ein Foto pro Rahmen oder eine kleine Vorauswahl für jeden.
• ·Business-Porträts: Jede Person wählt ein bis drei Fotos für ihr Profil und die Firmenwebsite.

Hat eine Galerie zwei Aufgaben, zum Beispiel ein Album und ein paar große Abzüge, dann führe zwei Listen statt einer langen. Kunden können entscheiden, „welche 50 fürs Album“ und „welche 3 für die Wand“, aber nicht beides gleichzeitig.

So legst du das Auswahllimit fest

Das Limit sollte sich danach richten, wofür der Kunde bezahlt hat, nicht danach, wie viele Fotos du zeigst. Ein paar Faustregeln aus der Praxis:

• ·Retusche-Pakete: Das Limit ist die Zahl im Paket. Dreißig inklusive heißt ein Limit von dreißig.
• ·Alben: Zähle die Doppelseiten und wie viele Fotos du üblicherweise pro Doppelseite platzierst. Ein Album mit 20 Doppelseiten und zwei oder drei Fotos pro Seite ergibt grob 40 bis 60 Favoriten.
• ·Abzüge: eins pro Abzug, dazu ein oder zwei Reservebilder, falls du Spielraum willst, um ein Motiv zu tauschen, das sich schlecht zuschneiden lässt.
• ·Business-Porträts: Ein bis drei pro Person verhindern, dass aus einem Team von zwanzig Leuten hundert Bearbeitungen werden.

Wie viele Fotos du zeigen solltest

Aus einer knappen Auswahl wählen Kunden schneller. Bringt dir ein Familienshooting 60 starke Bilder und das Paket enthält 15, dann zeig die 60 und nicht die 250, die du fotografiert hast. Als grobe Orientierung: Eine Galerie, die ein paar Mal größer ist als das Limit, bietet echte Wahl; eine zehnmal größere Galerie heißt meistens, dass das Aussortieren nicht fertig war und der Kunde es für dich erledigt.

Entferne Beinahe-Dubletten vor der Runde. Zwei Bilder, die nur einen Wimpernschlag auseinanderliegen, erzwingen eine Entscheidung, die nur du wirklich gut beurteilen kannst.

So formulierst du die Bitte

Eine gute Bitte beantwortet in wenigen Zeilen fünf Fragen: was zu tun ist, wie viele, bis wann, wie man Änderungen wünscht und wie es danach weitergeht. Zum Beispiel:

Deine Galerie ist bereit für die Auswahl. Tippe bei den Fotos, die ich für dich bearbeiten soll, auf das Herz, bis zu 30, so viele sind in deinem Paket enthalten. Wenn ein Foto etwas Bestimmtes braucht, öffne es und hinterlasse eine Notiz. Wenn du zufrieden bist, klick auf Auswahl absenden. Wenn du sie mir bis Freitag, den 21. März, schickst, sind deine bearbeiteten Fotos etwa zwei Wochen später fertig.

• ·Eine Zahl und ein Datum. Auf „Bis zu 30 bis Freitag“ kommt eine Antwort, auf „Such dir deine Favoriten aus, wenn du Zeit hast“ nicht.
• ·Sag, wer auswählen soll. Ein Paar, das gemeinsam wählt, oder Eltern, die jeweils getrennt wählen, sind unterschiedliche Bitten.
• ·Sag, ob sie es sich nach dem Absenden noch anders überlegen können, und bis wann.
• ·Erklär, wie die Fotos gerade aussehen: Vorschaubilder mit leichter Bearbeitung, damit nach Moment und Ausdruck gewählt wird und nicht nach Farbe.

Mit oder ohne Downloads während der Auswahl

Viele Fotografen schalten Downloads ab, solange der Kunde auswählt, damit die Vorschaubilder zum Anschauen da sind und nicht zum Posten. Wenn du dir Sorgen wegen Screenshots unbearbeiteter Bilder machst, setz zusätzlich ein Wasserzeichen auf die Vorschaubilder; Platzierung und Deckkraft behandeln wir in Wasserzeichen für Vorschaubilder. Schalte Downloads ein, wenn du die bearbeiteten Fotos übergibst.

Was du mit der Auswahl in Lightroom und Capture One machst

Was du zurückbekommen willst, ist eine Liste von Dateinamen, die du mit einem Schritt in deinem Katalog findest, dazu die Notizen des Kunden. Ein paar Gewohnheiten machen das schmerzlos:

1. Behalte beim Export der Vorschaubilder die Dateinamen der Kamera, damit IMG_4821.jpg in der Galerie weiterhin auf IMG_4821.CR3 in deinem Katalog verweist. Wenn du Dateien umbenennst, dann im Katalog vor dem Export, damit beide denselben Namen tragen.
2. Hat die Liste .jpg-Endungen und dein Katalog enthält RAW-Dateien, entferne die Endungen vorher mit einem einzigen Suchen und Ersetzen in einem beliebigen Texteditor, damit IMG_4821 zur RAW-Datei passt.
3. Öffne in Lightroom Classic die Filterleiste der Bibliothek, wähle Text, dann Dateiname und Enthält, und füge die Namen ein. Übernimmt das Feld nur den ersten Namen, schreib die Namen vorher in eine Zeile, durch Leerzeichen getrennt. Markiere das Ergebnis und gib ihm eine Farbmarkierung oder eine Sammlung mit dem Namen des Kunden.
4. Suche in Capture One im Filter-Werkzeug nach den Dateinamen und gib dem Ergebnis dann eine Farbmarkierung oder leg es in ein Album.
5. Lies die Notizen, bevor du anfängst. „Wärmer“, „enger zuschneiden“ und „das Schild hinter uns entfernen“ lassen sich am Anfang leichter einplanen als am Ende neu machen.
6. Bestätige dem Kunden die Liste in einer Zeile: „Deine 30 sind da, ich fange mit der Bearbeitung an.“ Alles, was danach dazukommt, ist eine neue, eigene Anfrage.

Wenn der Kunde zu viele, zu wenige oder gar keine auswählt

• ·Zu viele: Ein Auswahllimit verhindert das. Ohne Limit antwortest du mit der Zahl, die inklusive ist, und dem Preis für weitere Fotos, und lässt den Kunden kürzen oder ergänzen.
• ·Zu wenige: Biete an, den Rest selbst aus deinen eigenen Favoriten auszuwählen, damit das Paket vollständig ist.
• ·Gar nichts: Schick ein paar Tage vor dem Termin eine freundliche Erinnerung. Manche Fotografen vereinbaren außerdem vorab, dass sie ihre eigenen Favoriten auswählen, wenn bis zu einem festen Datum keine Auswahl kommt, so bleibt der Auftrag in Bewegung.

So funktioniert die Bildauswahl in Capturely

In Capturely schaltest du Favoriten in den Einstellungen der Galerie ein, gibst der Liste einen Namen, zum Beispiel „Fürs Album“, und legst fest, wie viele Fotos ein Kunde auswählen darf. Deine Kunden sehen beim Auswählen den Zähler, können zu jedem Foto eine Notiz hinterlassen und klicken auf „Auswahl absenden“; die Liste kommt per E-Mail zu dir. Jede Person in der Galerie bekommt ihre eigene Liste und ihr eigenes Limit. „Auswahl exportieren“ gibt dir die gewählten Originaldateien als Zip, eine Liste „Dateinamen .txt“ für Lightroom oder Capture One oder eine Tabelle mit Datei, Kunde, Notiz und Uhrzeit. Das gibt es in jedem Tarif, auch in Free, und die Seite zum Foto-Proofing zeigt jeden Schritt.

Fragen, die Fotografen stellen

Wie viele Fotos sollte ein Kunde auswählen können?

So viele, wie das Paket enthält, und nicht mehr. Für ein Album rechnest du Doppelseiten mal die Fotos, die du üblicherweise pro Doppelseite platzierst; für ein Retusche-Paket nimmst du die Zahl, die du verkauft hast.

Wie viel Zeit sollte ich Kunden für die Auswahl geben?

Ein bis zwei Wochen passen für die meisten Shootings: lang genug, um sich in Ruhe hinzusetzen, kurz genug, damit es nicht versandet. Nenne ein Datum statt einer Anzahl von Tagen und schick vorher eine Erinnerung.

Kann ein Paar gemeinsam auswählen?

Ja, aber vereinbart, wer die finale Liste abschickt. In einer Galerie, in der jede Person ihre eigene Liste hat, hilft ein Satz wie „Wählt getrennt aus, dann führen wir zusammen“ oder „Einer von euch schickt die finale Auswahl“.

Sollten Kunden aus Fotos mit Wasserzeichen auswählen?

Nur wenn du einen Grund hast, etwa unbezahlte Arbeit oder Vorschaubilder, die öffentlich geteilt werden könnten. Ein dezentes, gut platziertes Wasserzeichen stört beim Auswählen nicht, ein schweres schon.